CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION (Self-Service)

Dernière mise à jour : juillet 2026

L'utilisation des produits, services et applications Appointmint (désignés collectivement dans ce document comme les "Services") est soumise aux termes du présent Accord légal conclu entre vous et la société AMBITIOUS WORLD, Lda. (numéro TVA 519085027, dont le siège social est situé Rua Sabino Pedro Henriques, 10, Santa Iria de Azóia, Loures, Portugal), responsable du logiciel Appointmint.

Dans ce document, "Appointmint" désigne la société AMBITIOUS WORLD, Lda., "Client" désigne l'entité ou le professionnel souscrivant aux Services, et "Conditions" désigne le présent accord. En créant un compte ou en utilisant les Services, le Client accepte les présentes Conditions.

Les Services comprennent notamment des fonctionnalités de gestion des rendez-vous, de gestion des clients et de communications, y compris des intégrations de messagerie (par exemple, WhatsApp via l'API WhatsApp Business) lorsqu'elles sont activées par le Client. En utilisant des intégrations tierces, le Client s'engage à respecter les politiques applicables de ces tiers, y compris les politiques de WhatsApp.

Les Services peuvent également inclure des intégrations optionnelles avec les services Google, notamment Google Calendar, lorsqu'elles sont activées individuellement par un professionnel autorisé par le Client. Lorsque cette intégration est activée, Appointmint reçoit l'autorisation de créer, mettre à jour et supprimer des événements dans le calendrier principal du compte Google lié, exclusivement pour synchroniser automatiquement les rendez-vous enregistrés dans Appointmint avec ce calendrier.

Contact : support [email protected] ; confidentialité [email protected].

1. Définitions

Client : personne physique ou morale souscrivant aux Services. Utilisateurs : collaborateurs/prestataires du Client bénéficiant d'un accès autorisé. Données du Client : données chargées/générées par le Client dans les Services (inclut les données personnelles). Forfait : ensemble de fonctionnalités et tarif choisi lors de la souscription. Sous-traitants : tiers utilisés par Appointmint pour fournir les Services (ex. : facturation et paiements). SLA : engagement de service à la Cl. 8.

2. Compte et Éligibilité

2.1. Le Client doit fournir des informations exactes et maintenir ses identifiants en sécurité.
2.2. Le Client est responsable de toute activité sur son compte, y compris les accès des Utilisateurs et des tiers autorisés via des intégrations ou l'API.
2.3. Sont interdits : (i) l'utilisation à des fins illicites ; (ii) l'interférence avec la sécurité ou la stabilité des Services ; (iii) le contournement des limites d'utilisation ou des restrictions de forfait.

3. Licence d'Utilisation

3.1. Appointmint accorde au Client une licence limitée, non exclusive et non transférable pour utiliser les Services pendant la durée du Forfait.
3.2. Sont interdits : copier, reproduire, procéder à une ingénierie inverse, décompiler, créer des œuvres dérivées, céder, sous-licencier ou permettre un accès non autorisé au logiciel, sauf dans la mesure permise par la loi.

4. Durée, Renouvellement et Résiliation

4.1. Forfaits mensuels : durée minimale d'1 mois, renouvellement automatique successif.
4.2. Forfaits annuels : durée d'1 an, renouvellement automatique.
4.3. Le Client peut annuler le renouvellement futur à tout moment dans les Paramètres de facturation, avec effet à la fin de la période en cours. Les remboursements au prorata ne sont accordés que lorsque la loi l'exige (ex. : droit de rétractation du consommateur dans les 14 premiers jours).
4.4. En cas de défaut de paiement : après 10 jours à compter de l'échéance, l'accès est limité au mode consultation (lecture seule) ; après 30 jours, Appointmint peut suspendre l'accès avec un préavis d'au moins 5 jours ; après 60 jours, Appointmint peut résilier le contrat conformément à la Cl. 12. En cas de manquement grave aux présentes Conditions, Appointmint peut suspendre les Services avec un délai de régularisation de 15 jours (sauf manquements graves) ou, en cas d'abus grave ou de risque de sécurité, avec effet immédiat.

5. Tarifs, Rémunération et Paiements

5.1. Le Client paiera les frais du Forfait et les suppléments (ex. : SMS, modules complémentaires) selon le tarif en vigueur à la date de souscription ou de renouvellement.
5.2. Paiements par carte / MB Way / référence Multibanco traités par EasyPay (établissement de paiement autorisé par la Banco de Portugal, enregistrement spécial nº 8706) — Appointmint agit en tant qu'intégrateur technologique et ne stocke pas les données complètes de carte ; facturation électronique via Cegid Vendus (logiciel certifié par l'Autorité fiscale portugaise, nº 2230/AT). Les taxes (TVA) seront ajoutées conformément à la loi.
5.3. En cas de retard de paiement, des intérêts de retard légaux et des frais de recouvrement peuvent s'appliquer.
5.4. Les modifications de tarif s'appliqueront au renouvellement, avec un préavis d'au moins 30 jours.

5.5. Utilisation Raisonnable des Emails et du Stockage

Les Services incluent des emails et du stockage sans frais supplémentaires dans la limite d'une utilisation raisonnable. Pour les besoins des présentes Conditions, l'utilisation raisonnable est fixée à un maximum de 3 000 emails et 5 Go de stockage par Client. Appointmint peut appliquer des mesures techniques pour protéger la stabilité et la sécurité des Services en cas d'abus, d'envoi en masse non autorisé ou d'utilisation manifestement excessive.

6. Obligations d'Appointmint

6.1. Fournir les Services avec diligence et de bonnes pratiques de sécurité (Cl. 10) et maintenir des sauvegardes périodiques.
6.2. Fournir un support conformément à la Cl. 8.
6.3. Se conformer au RGPD en tant que sous-traitant / Responsable du traitement délégué des données personnelles (voir Annexe A – Accord de traitement des données).

7. Obligations du Client

7.1. Garantir des bases légales pour le traitement des données personnelles dans les Services et informer les personnes concernées conformément au RGPD (Art. 6, 13 et 14). Pour les données de santé (catégorie spéciale au titre de l'Art. 9 RGPD), le Client doit obtenir le consentement explicite des personnes concernées ou s'appuyer sur une exception légale autorisée (ex. : prestation de soins de santé par un professionnel soumis au secret professionnel).
7.2. Ne pas copier, reproduire ni permettre un accès non autorisé au logiciel ; mettre en œuvre des contrôles d'accès et une authentification adéquats, y compris l'authentification multifacteur lorsqu'elle est disponible.
7.3. Se conformer à la législation applicable, notamment : (i) les consentements marketing (Directive ePrivacy) ; (ii) les cookies (RGPD et droit national applicable) ; (iii) la législation sanitaire ; (iv) les droits des consommateurs.
7.4. Configurer les intégrations (ex. : paiements et facturation), garantir l'exactitude des Données du Client et, lors de l'utilisation de la facturation intégrée, vérifier et être responsable de la configuration des éléments fiscaux (séries de factures, numéros fiscaux, produits/services, taux de TVA et autres règles légales applicables). Appointmint ne fournit pas de conseil fiscal.
7.5. Notifier immédiatement Appointmint de tout accès non autorisé ou violation de sécurité.

8. Support et SLA

8.1. Support : email ([email protected]) et helpdesk les jours ouvrés (09:00–18:00, Europe/Lisbonne), priorité selon la gravité. Délai de réponse : jusqu'à 24 heures ouvrées pour les demandes normales, jusqu'à 4 heures ouvrées pour les questions critiques.
8.2. SLA de disponibilité : objectif ≥99,5 %/mois (hors maintenance planifiée annoncée 48h à l'avance, cas de force majeure conformément à la Cl. 14, défaillances de fournisseurs tiers, et actions ou omissions du Client).
8.3. Crédits de service (mensuels) :

• Disponibilité 99,0–99,49 % → crédit de 5 % ;
• 98,0–98,99 % → 10 % ;
• <98,0 % → 20 %.

Les crédits s'appliquent sur les factures futures, sur demande écrite adressée à [email protected] dans les 30 jours suivant la fin du mois concerné, avec preuve de l'indisponibilité. Les crédits constituent le seul et unique recours en cas de non-respect du SLA et ne se cumulent pas avec d'autres formes de compensation.

9. Propriété Intellectuelle et Retours

9.1. Appointmint (ou ses concédants) détient tous les droits sur le logiciel, les marques et les contenus.
9.2. Le Client conserve tous les droits sur les Données du Client.
9.3. Les retours fournis peuvent être utilisés librement pour améliorer les Services, sans obligation de compensation et sans divulguer les Données du Client.
9.4. Appointmint peut utiliser des données anonymisées et agrégées, sans possibilité raisonnable de réidentification, à des fins statistiques, d'amélioration des Services et de sécurité.

10. Sécurité, Confidentialité et Incidents

10.1. Chaque Partie maintiendra la confidentialité des informations de l'autre (NDA implicite), pendant la durée du contrat et pour une période de 5 ans après sa cessation, sans préjudice des délais légaux applicables aux données de santé ou aux secrets commerciaux.
10.2. Les mesures de sécurité comprennent : chiffrement en transit, contrôle d'accès par rôle, journaux d'audit et tests de vulnérabilités. Appointmint respecte les principes et exigences de cybersécurité applicables, y compris ceux découlant de la Directive (UE) 2022/2555 (NIS2), dans la mesure où ils lui sont applicables en tant que sous-traitant.
10.3. Incidents de sécurité / données : notification sans délai injustifié au Client après prise de connaissance, avec les informations disponibles et une coopération raisonnable.

11. Limitation de Responsabilité

11.1. Aucune Partie ne sera responsable des dommages indirects — y compris le manque à gagner, la perte de données, la perte d'opportunités, la perte de réputation ou l'interruption d'activité — dans la mesure permise par la loi.
11.2. La responsabilité totale d'Appointmint pour l'ensemble des réclamations sur une période de 12 mois est limitée aux frais payés par le Client au cours de cette période, avec un plafond absolu de 10 000,00 EUR, sauf en cas de (i) décès ou préjudice corporel, (ii) fraude, faute intentionnelle ou violation délibérée de la confidentialité, ou (iii) responsabilités non exclusibles en vertu de la loi applicable (y compris en matière de protection des données).

12. Résiliation

12.1. Chaque Partie peut résilier en cas de manquement grave non corrigé dans les 30 jours suivant la notification.
12.2. Effets : l'accès est clôturé ; les frais échus deviennent exigibles.
12.3. Export des données : le Client peut exporter les Données du Client dans les 30 jours suivant la résiliation.
12.4. Suppression et Anonymisation : Appointmint supprimera les Données du Client des systèmes actifs dans un délai de 30 jours suivant la fin du contrat ou la demande écrite. Les copies résiduelles dans les sauvegardes seront supprimées ou anonymisées dans un délai maximum de 90 jours. Les enregistrements nécessaires à des fins statistiques ou opérationnelles seront anonymisés sans possibilité raisonnable de réidentification.

13. Droit Applicable et Juridiction

Régis par le droit portugais et le RGPD. Juridiction compétente : Tribunal da Comarca de Lisboa.

14. Dispositions Diverses

Accord intégral ; invalidité partielle ; cession uniquement avec consentement (sauf réorganisation de groupe) ; force majeure ; communications par écrit (email).

15. Conformité des Messages WhatsApp

Lorsque le Client utilise l'intégration WhatsApp (WhatsApp Business API) via les Services, le Client s'engage à :

• Respecter les politiques : se conformer à la WhatsApp Business Messaging Policy et aux autres politiques applicables de WhatsApp/Meta.
• Consentement / opt-in : obtenir un consentement valide et/ou une base légale avant de contacter les personnes concernées lorsque cela est requis (y compris les messages marketing) et conserver les preuves d'opt-in.
• Modèles : utiliser des modèles de messages approuvés le cas échéant et respecter les règles telles que les fenêtres de conversation et les limitations d'envoi.
• Opt-out : proposer et respecter les mécanismes d'opt-out et les demandes d'arrêt des messages (ex. : instructions "stop" lorsqu'elles sont configurées).
• Interdictions : ne pas envoyer de spam, harceler, promouvoir des activités illégales, collecter des données par scraping, contourner les mécanismes WhatsApp, ni acheter/vendre des listes de contacts ou des données.

Le Client est responsable des contenus envoyés, des listes de destinataires et de la conformité avec la législation applicable (y compris le RGPD, l'ePrivacy et les règles marketing). Appointmint peut suspendre ou mettre fin à l'accès en cas d'abus ou de violation de ces politiques (voir Cl. 4 et 12).

16. Intégration Google Calendar

16.1. L'intégration Google Calendar est optionnelle et dépend d'une autorisation expresse du professionnel qui connecte son compte Google à Appointmint.
16.2. Appointmint demande uniquement la portée Google Calendar strictement nécessaire à la fonctionnalité de synchronisation automatique des rendez-vous, actuellement la portée calendar.events, qui permet de créer, mettre à jour et supprimer des événements sur les calendriers appartenant au professionnel. Dans l'implémentation actuelle d'Appointmint, cette synchronisation est effectuée uniquement sur le calendrier principal du professionnel chaque fois qu'un rendez-vous est créé, replanifié, modifié ou annulé. Un accès en lecture seule n'est pas suffisant pour cette finalité.
16.3. Les événements synchronisés peuvent inclure des données saisies par le Client ou ses Utilisateurs, telles que le titre du rendez-vous, le nom du client, le type de service, la date/heure de début et de fin, ainsi que des notes.
16.4. Le Client garantit qu'il ne connecte que des comptes Google pour lesquels il dispose d'une autorisation appropriée et que les informations synchronisées avec des services tiers respectent le RGPD, les obligations de confidentialité professionnelle et toute autre législation applicable.
16.5. La désactivation de l'intégration dans Appointmint ou la révocation de l'autorisation dans le compte Google empêche toute nouvelle synchronisation future. La disponibilité et la continuité de cette fonctionnalité dépendent également des systèmes et politiques de Google, dont Appointmint n'est pas responsable.

17. Accès Interne par l'Équipe Appointmint

17.1. Les membres autorisés de l'équipe d'AMBITIOUS WORLD, Lda. peuvent accéder de manière proactive aux Données du Client en lecture seule à des fins de maintenance, de support technique, de surveillance du service, d'investigation des erreurs (qu'elles aient été signalées ou non par le Client) et de conformité avec les obligations légales ou réglementaires.
17.2. L'accès en écriture (modification ou suppression de Données du Client) par l'équipe Appointmint n'est effectué que sur demande écrite expresse du Client, sauf lorsque cela est strictement nécessaire pour rétablir la sécurité des données ou se conformer à une obligation légale.
17.3. Tous les accès internes sont enregistrés dans des journaux d'audit et soumis à des contrôles d'accès basés sur les rôles, au principe de moindre privilège et à des obligations de confidentialité. Le personnel ayant accès aux Données du Client est lié par des obligations contractuelles de confidentialité.

ANNEXE A — ACCORD DE TRAITEMENT DES DONNÉES (RGPD)

Rôles : Client = Responsable du traitement ; Appointmint = Sous-traitant.

• Objet et Durée : Traitement des données personnelles des clients/patients, professionnels et contacts du Client, pendant la durée du Forfait.
• Nature et Finalités : fourniture des Services (prise de rendez-vous, rappels, facturation via intégration, analytics, support).
• Catégories de données / Personnes concernées : identification et coordonnées ; données transactionnelles (rendez-vous, paiements) ; données de santé (si le Client choisit d'enregistrer des informations cliniques dans les formulaires/rapports).
• Instructions documentées : Appointmint traitera les données uniquement selon les instructions du Client, y compris le transfert vers les sous-traitants listés à l'Annexe B.
• Confidentialité : personnes autorisées liées par la confidentialité.
• Sécurité : mesures techniques et organisationnelles appropriées (pseudonymisation ; chiffrement en transit ; sauvegardes ; journaux d'accès ; principe de moindre privilège).
• Sous-traitance : généralement autorisée aux sous-traitants de l'Annexe B ; Appointmint garantit des obligations équivalentes. Notifiera les modifications avec 15 jours pour des objections raisonnables.
• Assistance : pour répondre aux demandes des personnes concernées (accès / rectification / effacement / portabilité / opposition / limitation) et remplir les obligations RGPD (analyses d'impact, notifications de violations).
• Localisation et Transferts : stockage préférentiel dans l'EEE ; transferts internationaux uniquement avec des garanties adéquates (Clauses contractuelles types, décisions d'adéquation) et information du Client.
• Conservation et Restitution : à la résiliation, supprimer ou restituer les données personnelles, sauf obligation légale de conservation.
• Audits : fourniture des informations nécessaires et coopération lors d'audits raisonnables (1/an, avec préavis ≥30 jours, sans accès aux secrets de tiers).
• Responsabilité : chaque Partie est responsable de ses propres violations du RGPD dans le cadre de ses fonctions respectives.

ANNEXE B — SOUS-TRAITANTS

• Cegid Vendus (facturation électronique/fiscale ; logiciel certifié par l'Autorité fiscale portugaise, nº 2230/AT)
• EasyPay (traitement des paiements — MB Way, carte de crédit, référence Multibanco ; établissement de paiement autorisé par la Banco de Portugal, enregistrement spécial nº 8706)
• Services d'infrastructure cloud (AWS et Cloudflare, dans l'UE/EEE)
• MailJet (service d'envoi d'e-mails et de SMS)
• OpenAI (traitement par IA pour l'assistant Mintu, uniquement lorsque cette fonctionnalité est activée par le Client)
• GoHighLevel (intégration CRM, uniquement lorsque cette intégration est activée par le Client)
• SPMS / Autenticação.Gov / CMD (intégrations avec les systèmes d'information de santé portugais et la signature numérique, uniquement pour les Clients utilisant ces fonctionnalités spécifiques)